Correspondencia Interna
Memorandum
Es un documento rápido e inmediato de uso interno de la empresa. En él se indica la información precisa que se requiere comunicar, careciendo de frases innecesarias.
Principalmente, se utiliza en empresas grandes, las cuales poseen diferentes departamentos o secciones.
Su esquema es el siguiente:
-
Membrete: Razón soacial de la empresa y sección.
- Iniciales de responsabilidad
- Palabra MEMORANDUM y N°
- Fecha en números ( al margen derecho)
- Preposición "DE"
- Preposición "A"
- Referencia (Ref)
- Mensaje o cuerpo
- Nombre, cargo y firma del emisor ( al margen derecho)
- Inclusos ( si los hubiera)
Citación
Es una comunicación mediante la cual una empresa, representada por su Gerente o Director, convoca a reunión a un grupo de persona, con el propósito de entregarle información o tomar acuerdos acerca de asuntos que le interesan a los citados.
Su estructura es:
- Membrete( nombre de la instituión y logo)
- Palabra CITACIÓN
- Clase de reunión ( ordinaria, extraordinaria, especial?
- Personas citadas
- Fecha, hora y lugar
- Tipo de citación (1°, 2° o única citación)
- Tabla ( materias que se tratarán en la sesión)
- Lugar y fecha de emisión
- Nombre y cargo de quien cita a reunión
Circular
En algunas oportunidades, la autoridad de una empresa debe impartir instrucciones o comunicar normas e informaciones a todo o parte del personal de la entidad que se encuentra a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias, de tal manera que no se distorsione la información y que llegue a todos los destinatarios en su plenitud.
Su esquema es:
- Membrete ( nombre de la entidad y departamento o sección)
- Palabra CIRCULAR y n°
- Fundamentación de la circular
- Información, orden o nómina que se entrega
- Recomendación o Solicitud
- Lugar y fecha de emisión
- Nombre, cargo y firma de la autoridad
- Iniciales de responzabilidad
- Datos de destinatario
El informe
El informe es un documento emitido por un funcionario o técnico de una empresa y dirigido a su jerarquía superior.
El informe contiene una relación detallada y veraz de los hechos o materias interpretadas imparcial y objetivamente.
También incluye la opinión unánime y justa del redactor abalado por la capacidad y conocimiento que este tiene.
Su esquema es:
- Membrete
- Palabra informe y número
- Lugar y fecha de emisión
- Referencia
- Vocativo
- Introducción ( referencia a la petición del informe)
- Texto de la información, constituido por párrafos enumerados
- Conclusiones
- Sugerencias
- Frase fianl de despedida o salutación
- Nombre, cargo y firma del informante
- Iniciales de responsabilidad
- Inclusos o adjuntos ( si los hubiere)
